Oito em cada dez pessoas não sabem organizar o tempo

Existe um cansaço que não aparece nos exames e não passa com uma boa noite de sono. Ele se acumula nas tarefas que migram de semana em semana, nas notificações que não param, na sensação persistente de que o dia terminou sem que nada de fato fosse concluído. É o esgotamento de quem corre sem saber ao certo para onde, e essa corrida tem se tornado cada vez mais comum.

Os números confirmam o que muitos sentem, mas poucos admitem. Um estudo da Acuity Training, empresa britânica de treinamento profissional, mapeou o comportamento de milhares de trabalhadores e chegou a um dado revelador: 82% das pessoas não utilizam nenhum sistema de gestão do tempo. Outros 21% afirmam que nunca sentem o trabalho sob controle. 

O psicólogo organizacional Thiago Vieira acompanha esse fenômeno de perto e é direto ao nomear suas consequências. Para ele, a sobrecarga mental que nasce da desorganização não é apenas uma questão de produtividade. É uma questão de saúde. O humor oscila, os relacionamentos sofrem, a capacidade de tomar decisões se deteriora. E tudo isso, na maioria dos casos, poderia ser evitado com uma mudança aparentemente simples de hábito.

A intervenção que Vieira recomenda não exige aplicativo, consultoria nem método importado. Exige, antes de qualquer coisa, uma decisão: parar uma vez por semana para organizar o que está pela frente. “Uma pessoa que para uma vez por semana para organizar sua agenda pode se beneficiar de dias mais fluídos. A recomendação, por exemplo, é que no domingo a pessoa coloque no calendário todas as atividades que pretende ou deve executar, colocando recorrências para atividades que se repetem sempre”, aponta o profissional.

O detalhe que separa esse planejamento de uma lista comum é a inclusão do descanso como item obrigatório, não como sobra. “A hora de dormir e o tempo de descanso também precisam ser contemplados nessa agenda”, sugere Vieira. Quando o sono e o lazer são tratados como negociáveis, como aquilo que acontece se houver tempo, eles raramente acontecem. E a conta dessa negligência aparece em formas que a pessoa nem sempre associa à falta de descanso.

O inimigo do tempo com nome conhecido

Nenhuma reportagem sobre tempo passa longe da procrastinação. O estudo da Acuity Training aponta como um dos principais fatores que impedem uma boa gestão do tempo. Mas Vieira recusa a leitura mais comum sobre o tema. Procrastinar não é fraqueza de caráter. É uma reação da mente diante do caos, uma forma de paralisação diante de uma lista longa demais e sem hierarquia. “É nesse momento que surge a sensação de não saber nem por onde começar a agir, que todos conhecemos tão de perto”, comenta.

A saída prática que o psicólogo propõe é a decomposição. Metas grandes e abstratas não movem ninguém. O que move são passos pequenos, concretos e alcançáveis. “Por exemplo: a meta de uma pessoa no fim de semana é faxinar sua casa. Mas a pessoa não sabe nem por onde começar. Dividir esse objetivo em pequenas etapas ajuda na sensação de progresso, o que pode gerar motivação”, afirma. Cada tarefa concluída reconstrói, tijolo por tijolo, a confiança de que avançar é possível.

Uma agenda que comporta uma vida inteira

Felipe Mabel, 41 anos, é anapolino e carrega uma lista de responsabilidades que desafiaria qualquer manual de autoajuda. Fisioterapeuta, educador físico, esportista, empresário, pai e esposo. Sua rotina não funciona por acaso. Funciona por construção.

O caminho começou dentro do próprio negócio. Felipe optou por conhecer cada etapa da operação antes de delegar qualquer coisa. “Eu fiz questão de me envolver em todos os departamentos, das ações operacionais, o chão de fábrica mesmo, até o nível estratégico, de direção”, conta. Esse mergulho profundo, que consumiu tempo e energia nos primeiros anos, foi precisamente o que permitiu que os processos ganhassem vida própria com o passar do tempo.

O resultado dessa dedicação inicial foi a liberdade que veio depois. “Na minha empresa, com o passar do tempo eu passei a me concentrar em uma ação mais no plano estratégico, porque os outros processos já caminhavam sozinhos. Hoje, estou mais presente em reuniões de conselho, me ocupando de uma visão mais macro”, descreve. O tempo liberado pela autonomia dos processos foi redirecionado para onde Felipe considera mais importante: a família.

Mas ele é preciso ao descrever esse caminho. Não foi uma virada, foi uma construção gradual, feita de escolhas cotidianas. “Se você não estruturar racionalmente, se não estabelecer uma hierarquia de prioridades, aqueles seus afazeres que deviam acontecer em uma parte do seu tempo acabam te consumindo totalmente. No final das contas, não é só você que sofre, mas sua família também”, salienta.

Quando a família entra na conta

A família aparece nessa história não como pano de fundo, mas como personagem central. É ela que mais sente os efeitos da desorganização, e é ela também que oferece o suporte necessário para que a mudança aconteça. Felipe encontrou no casamento um laboratório de habilidades que se mostraram igualmente úteis na vida profissional: o diálogo, a escuta, a negociação. “É claro que a ajuda da família é de vital importância. Em casa, minha esposa e eu sempre procuramos manter o diálogo, exercitando a compreensão mútua”, observa.

Thiago Vieira amplia essa perspectiva e coloca a rede de apoio familiar no centro de qualquer projeto de vida sustentável. Não como bônus emocional, mas como estrutura. “Estar disponível, estabelecer um equilíbrio nas tarefas domésticas ajuda a evitar que um só lado da relação fique sobrecarregado. Quem está mais perto, mais íntimo, geralmente sabe onde nos ajudar a canalizar nosso tempo e energia”, analisa o psicólogo.

Gerir o tempo, no fim, não é uma habilidade técnica que se adquire num curso de fim de semana. É uma escolha que se renova a cada dia, preferencialmente com quem está ao lado.

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