Aquele famoso armário cheio de papeladas ficou para trás. Inclusive, os papéis foram deixados de lado pelos gestores de empresas. Dentro das diversas possibilidades oferecidas pela digitalização, uma delas é a inutilidade de guardar os arquivos físicos, pois em uma única pasta no computador é possível armazená-los. Entretanto, esta ferramenta ainda não oferecia segurança para as empresas.

Quem nunca perdeu aqueles arquivos importantes por ter esquecido de realizar o backup do computador? Solucionamos o problema das papeladas e, de quebra, ainda ajudamos o meio ambiente. Um pequeno pen-drive livrou os riscos com alagamento e fogo, mas o que fazer com o problema do “esqueci de fazer o upload” ou “não fiz o backup”.

Com a virada do século, surgiu um novo termo dentro da computação, a nuvem. Esta ferramenta tornou- se, popularmente, conhecida pelos nomes dados a ela por empresas, como, por exemplo, Google Drive, iCloud, One Drive e outros. Eles armazenam um ou mais arquivos em um HD fora da sua máquina, isso se tornou possível através da internet.

Os serviços de nuvem funcionam como um canal de comunicação, elas contam com um servidor que fará a ligação das máquinas pessoais com uma central de dados. Estas centrais são locais que possuem alto nível de segurança digital, física e estão espalhadas pelo mundo, ou seja, os arquivos podem não estar no mesmo país de origem. Além disso, é possível compartilhar arquivos.

Com a evolução dessa ferramenta, ela se tornou mais acessível e fácil de manusear, por isso, empresas têm investido nela para garantir a segurança dos seus dados. A pandemia da Covid-19 impulsionou o crescimento do Home Office e, com isso, a necessidade de ter eficiência, segurança e agilidade no dia a dia para armazenar e compartilhar arquivos.

O armazenamento seguro é um caminho rápido e eficiente para que as organizações possam alcançar resultados, expandir seu potencial e se destacar diante da concorrência, tendo acesso rápido às informações, registros e documentos físicos ou digitais, sem extravio de dados e em conformidade com as leis de privacidade.

As soluções de armazenamento seguro podem ser personalizadas e alavancar diversas áreas do negócio, com processos para cuidar de todos os formatos de arquivos. Versáteis, elas ajudam indústrias, comércios, PMEs e demais segmentos como Energia, Transporte, Varejo, Órgãos Governamentais, entre outros, atuando diretamente nos setores de RH, Administrativo e Financeiro.

Na área da Saúde, as organizações usam soluções para guardar exames médicos, resultados clínicos e demais materiais armazenados em laboratórios, além de resguardar documentos e fichas médicas dos pacientes. Já empresas de serviços em geral contratam o armazenamento seguro para guardar arquivos documentais, como contratos, prontuários de cliente, seguros e cadastros. E as especializadas em serviços financeiros protegem contratos de consórcios, abertura de contas e empréstimos, por exemplo.

O presidente da Iron Mountain Brasil, empresa possui uma plataforma de serviços de Armazenamento Seguro, Orlando Souza, fala sobre o impacto da pandemia nessa ferramenta. “A partir de 2018, acelerou os serviços de digitalização, desenvolvendo soluções em nuvem e, em 2020, registrou crescimento de 40% em soluções digitais”, explica.

Com os funcionários trabalhando de casa, os gestores tiveram que readaptar a logística de armazenamento para gerenciar a produção com mais assertividade, produtividade e lucratividade para os negócios. Então, transformação digital deixou de ser uma opção e passou a ser uma indispensável para segurança e manutenção dos dados e arquivos.

Essas ferramentas ajudam a evitar gasto de tempo útil dos colaboradores e risco de perder informações primordiais, e para poder focar em novos projetos. Apesar de haver opções dessas ferramentas de forma gratuitas, muitos empresários optam pela terceirização do serviço devido limitação de tamanho do armazenamento que pode dificultar o gerenciamento.