Cartórios se modernizam com uso da tecnologia

Katrine Fernandes*

Com o avanço da tecnologia nos últimos tempos, muitos cartórios tiveram que se adaptar a novas situações e demandas provocadas pelo desenvolvimento. Serviços que antes eram feitos manualmente tiveram que ser modernizados e informatizados com o passar dos anos. O Registro de Imóveis de 1ª Circunscrição de Goiânia, que presta serviços à população goianiense desde a década de 30, também se viu em meio à necessidade de se submeter ao processo de modernização e informatização de dados. Em virtude de situações como sequestros de dados ou perda total de arquivos, foi necessário adquirir o uso das novas tecnologias para manter o melhor atendimento a quem precisa.

Segundo o titular do 1º Registro de Imóveis, Igor França Guedes, a segurança dos documentos que são arquivados na serventia é um dos principais benefícios adquiridos pela digitalização dos dados. Com isso, há uma maior possibilidade de preservação do acervo. “Nós criamos vários mecanismos de redundâncias que protegem nossas informações. Hoje, temos cinco lugares diferentes para guardar as mesmas informações em tempo real”, explica.

Igor afirma que, em caso de problema ou sequestro de dados, não seria problema por terem condições de acessar as informações em tempo real em outra base na qual essa pessoa não pode ter acesso. O sequestro de dados são ataques silenciosos que atingem empresas de maneira digital. São caracterizados por hackers que criptografam dados importantes de uma empresa e depois pedem um resgate para fazer a liberação dos dados. 

No Brasil, essa prática já é considerada comum. Para se ter uma ideia, em 2016 cerca 51% das empresas foram vítimas desse tipo de crime. O titular afirma ainda que outra vantagem do sistema informatizado é que as falhas humanas não ocorrem, o que torna o serviço mais eficaz. “Ás vezes as falhas ocorrem porque a pessoa não acorda muito bem, está cansada ou até mesmo não conhece o serviço direito. Com o computador, tais erros são menos prováveis de acontecer, já que a máquina é programada para exercer uma atividade e [o computador] não está sujeito às diversas variações de humor,” explica.

O Registro de Imóveis teve o endereço mudado recentemente. O cartório, que antes era localizado no Setor Oeste, próximo ao fórum e de outros centros comerciais, fazia com que os usuários tivessem dificuldades de ter acesso ao local. A nova sede foi redirecionada para o Jardim América, na T-9. “No processo de escolha do bairro o que mais levamos em conta é que o Jardim América é o maior bairro que temos em Goiânia. Apesar disso, não havia nenhum cartório no setor,” justificou Igor.

Visando um melhor atendimento para os usuários da serventia, o Cartório João Teixeira – 1º Tabelionato de Notas também teve sua sede redirecionada para o bairro Jardim América. O estabelecimento oferece serviços como reconhecimento de firma, autenticação de cópias, lavratura de escritura pública, procuração e testamentos. “As pessoas confundem muito, pois os serviços que o tabelionato faz nós não fazemos”, conta.

Serviços

Os principais atendimentos oferecidos pelos Registros de Imóveis são: emissão de certidão, em que a pessoa pode ter acesso ao histórico do imóvel; registro, em que o indivíduo só se torna dono do imóvel, e averbação, que é quando se modifica um registro que já foi feito na matrícula do imóvel.

A averbação é uma atualização dos dados que constam no registro. Ela é necessária em casos, por exemplo, de pessoas que adquirem um imóvel em um estado civil diferente do que está hoje. “Muitas vezes as pessoas não têm conhecimento que é preciso fazer a averbação do imóvel. Se o indivíduo comprou o imóvel quando era solteiro e depois se casou, é preciso fazer a ação e levar a certidão de casamento no cartório de registro de imóveis”, especifica. 

Igor França enfatiza a importância de se fazer o registro dos imóveis. Ele explica que por mais que se tenha uma escritura pública, enquanto o registro não é realizado, não há transmissão do imóvel. “Existe um ditado popular que é muito conhecido que diz: quem não tem registro não é dono, e não é mesmo, no nosso sistema enquanto não é feito o registro, o imóvel não deixa de pertencer a quem pertence” complementa.

Uso da internet garante mais agilidade e facilita vida do usuário 

Outro passo importante na modernização é uso total da internet. Serviços que antes poderiam ser solicitados somente no balcão de um cartório, agora são obtidos integralmente de forma on-line, uma novidade que traz agilidade e facilidade para o usuário. No registro de imóveis de Goiânia, essa funcionalidade foi adquirida há duas semanas e, segundo Igor França Guedes, já foi possível perceber a diferença entre as solicitações. 

“A gente percebeu que havia uma espécie de demanda contida, por não ter uma facilidade em atendimentos por especialidade como a solicitação de certidões, por exemplo, foi possível perceber que houve um acréscimo de pedidos desde que disponibilizamos esse serviço pela internet” conta.

O usuário pode escolher a forma em que ele pretende receber o documento sem qualquer variação de custo. É possível dar entrada de forma on line e depois fazer a retirada no balcão do cartório ou fazer a solicitação totalmente de forma virtual e receber o documento em casa via correios. 

“Nós temos uma página na internet que é www.urigo.com.br e quando o usuário entrar no site vai ter um link em que ele pode fazer a solicitação pela internet, ele preenche as informações e faz um orçamento para saber o valor da certidão” afirma.

Igor afirma ainda que no registro de imóveis possui uma equipe especializada  para dar essas informações ao cliente da forma mais rápida possível. Após fazer a solicitação on-line o usuário terá ainda que fazer uma transferência bancária e informar a equipe que realizou o procedimento. Depois disso o pedido será realizado via sistema e a certidão será confeccionada e, ao final, será encaminhado para o email do cliente, e vendo que está tudo certo, o mesmo poderá solicitar se prefere receber em casa via correios ou fazer a retirada do documento no balcão do cartório.

Um projeto de registro de imóveis que está em andamento demonstra ainda mais a modernização e informatização dos cartórios de Goiás. O novo sistema, que está sendo desenvolvido em parceria com uma empresa de Santa Catarina, promete trazer maior segurança, aumentar a qualidade dos serviços, além de diminuir eventuais falhas e facilitar ainda mais os atos de registro. 

Segundo Igor, os sistemas que hoje estão disponíveis na serventia funcionam como editores de texto, ainda não existe um sistema inteligente que converse entre si. O colaborador é responsável por verificar e confrontar todas as informações que são apresentadas nos títulos e nos arquivos. “Não tenho um sistema inteligente que impeça, por exemplo, que eu utilize em um ato de registro um valor que se cobra em um ato de averbação, então se uma pessoa de má fé ou por desatenção quiser praticar um ato de forma equivocada, ela consegue fazer isso hoje,” explica.

O novo sistema pretende criar novos mecanismos de verificação em tempo real. Hoje em dia o sistema apresenta algumas falhas, mas, não todas, é necessária ainda uma equipe para atualizar constantemente a base de dados pra ver se algo errado foi feito. 

“Nosso sistema consegue pegar algumas falhas, mas preciso de uma pessoa para atualizar o sistema a cada minuto, isso já vem sendo pensado de modo que com uma inteligência artificial ele auxiliará a pessoa a fazer as ações e ainda não vai permitir que a pessoa insira informações equivocadas,” complementa.

Outros problemas diagnosticados pelo titular no atual sistema do cartório são vários sistemas fazendo coisas diferentes, isso provoca um custo temporal e atrapalha o colaborador. O novo sistema vai trabalhar com varias informações ou com uma só com vários pontos de vista diferentes.