As consequências onerosas do retrabalho para as empresas

Adassa Bastos Jardim 

Planejamentos ineficientes costumam resultar em consequências onerosas conhecidas como “retrabalho” ou “refação”, penalizando as empresas em mais tempo despendido para executar determinado processo e, dessa forma, em mais custos. Além disso, o resultado final pode, ainda, não atender às necessidades do cliente.

O dicionário de negócios Business, publicado em inglês, define o termo “retrabalho” como “correção de itens com defeito”. Recomeçar processos após o início de uma campanha publicitária de determinado produto ou serviço e fazer correções de bugs em aplicativos/sistemas depois de começarem a operar são dois exemplos de processos que tiveram que ser refeitos após falhas que não foram detectadas a tempo. Esse tipo de problema pode, inclusive, levantar questionamentos sobre a competência e a credibilidade das equipes envolvidas em todas as etapas de desenvolvimento do produto/serviço.

As empresas demoraram a compreender que o processo de refazer trabalhos provocam custos que oneram mais de um agente participante, seja ele de maneira direta ou indireta. Todos os recursos utilizados para reelaborar um determinado projeto implica em gastos de pequeno, médio ou longo prazo, dependendo das condições em que o colaborador ou a equipe estão inseridos para entregar o produto sob demanda.

Criadas por Jake Knapp (executivo do Google) e por dois professores da Harvard Business Review (Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi), as ferramentas de gestão sprint (tarefas em tempos definidos) e scrum (metodologia ágil) têm como objetivo justamente proporcionar mais organização e planejamento na execução das tarefas evitando, assim, atrasos e retrabalhos nos processos de produção. Em ambos os casos, o desenvolvedor da tarefa deve seguir requisitos e metas para a entrega final de um produto, serviço ou ação determinada pelo setor que ele ocupa na empresa.

O artigo escrito por Edson Roman, do curso de Administração na Universidade de Passo Fundo (RS), sobre a indústria de joias e semijoias destacou que é necessário identificar os impactos que os retrabalhos ocasionam no seu processo de produção, pois o mercado de joias está cada vez mais demandando vendas nesse segmento. Preocupados com a efetividade na entrega final do produto, duas ferramentas foram utilizadas para evitar as refações: os diagramas de Pareto e Ishikawa. O primeiro mostrou o alto índice de retrabalho no setor de ourivesaria. Já o segundo identificou os fatores das causas dos retrabalhos, em que foram apontadas sugestões de ações corretivas.

Outro fator que pode antecipar e evitar que o retrabalho aconteça é ter em mãos briefings completos com informações de planejamentos eficientes e dos meios de produção. Elas poderão ser eficazes no sentido de evitar demandas de maior esforço aliadas a uma entrega mais dinâmica dentro dos prazos estipulados pela empresa para não afetar o cronograma estabelecido com os clientes.

Uma empresa do ramo de desenvolvimento e comercialização de softwares de gestão sediada em Valinhos (SP) criou dentro dos seus núcleos formas de evitar o retrabalho e destacou no blog da companhia um passo a passo aplicável que visa alavancar a produtividade dos seus funcionários. Outro resultado dessa ação é que a empresa conseguiu evitar também o desperdício de matéria-prima e até mesmo de embalagens.

Como mostrado em várias situações acima, é possível sim reduzir atrasos e retrabalhos no meio corporativo, reduzindo custos e ganhando tempo em toda a cadeia produtiva. Além de ferramentas de gestão específicas já disponíveis como sprint e scrum, as empresas devem adotar ações mais básicas, porém eficientes, tais como: buscar uma melhor comunicação interna para resolver problemas emergenciais; capacitar o quadro de funcionários; facilitar o acesso a dados dentro dos respectivos setores; e integrar ações para garantir mais fluidez nas operações internas, entre outras. 

Adassa Bastos Jardim é gerente regional da Câmara Americana de Comércio de Goiânia (Amcham-GO)