Iris busca desburocratizar gestão

Venceslau Pimentel

Com o objetivo de racionalizar a utilização dos recursos orçamentários pelos órgãos e entidades da administração municipal, o prefeito Iris Rezende (PMDB) baixou decreto instituído o modelo de gestão por processos. A medida também busca desburocratizar, otimizar recursos e promover maior eficiência aos processos de trabalho. 

De acordo com o artigo 2º, o modelo de gestão vai proporcionar o conhecimento e mapeamento dos processos de trabalho, promover a uniformização dos processos de trabalho, identificar, desenvolver e difundir metodologias e melhores práticas para gestão por processos, promover o monitoramento e a avaliação de desempenho dos processos de trabalho.

Em relação à metodologia de gestão por processos, ela terá por finalidade estabelecer uma linguagem comum no que se refere à gestão por processos, padronizar os modelos de documentos, as fases e o ciclo de vida dos processos de trabalho, consolidar os registros, documentar os processos de trabalho, avaliar as melhores práticas e difundir aprendizados. Terá ainda que estabelecer um conjunto de documentos para os processos de trabalho, de acordo com sua fase e classificação, assim como flexibilizar a utilização dos processos a serem executados e dos documentos a serem elaborados, de acordo com a complexidade, o alinhamento estratégico e as particularidades de cada fluxo de trabalho. 

A Superintendência de Planejamento Governamental da Secretaria Municipal de Finanças (SEFIN) terá como atribuição coordenar, orientar, implementar as iniciativas de gestão por processos, bem como gerenciar o portfólio de processos de trabalho. Atuará de forma mais específica estabelecer as diretrizes para a Gestão por Processos no âmbito da Administração Municipal; propor a inclusão de macroprocessos e processos de trabalho no portfólio de processos a serem automatizados; avaliar e gerir o portfólio de processos de trabalho e a sua governança; definir cronograma para o projeto de melhoria de processos de trabalho.

De igual forma, a Superintendência terá autonomia para propor a suspensão ou o cancelamento de projeto de melhoria de processo de trabalho que esteja sendo executado em desacordo com o disposto no decreto e definir e manter metodologias, técnicas e ferramentas de apoio para as iniciativas de Gestão por Processos (padrões, regras e medidas de desempenho).

Para a implementação dos trabalhos, o prefeito vai criar uma equipe de automação de processos, que ficará responsável pela instituição e avaliação dos processos de trabalho automatizados, vinculada à Superintendência de Desenvolvimento Tecnológico e Informação da Secretaria Municipal de Desenvolvimento Econômico, Trabalho, Ciência e Tecnologia (SEDETEC). 

A Superintendência também ficará responsável pelo recrutamento de servidores e pela estrutura operacional necessária para o desenvolvimento das atividades da equipe de automação. Caberá a esse grupo de trabalho, dentre outras atribuições, analisar o processo de trabalho proposto, realizar o mapeamento e o redesenho do processo de trabalho, propor melhorias ao processo mapeado e validar o redesenho do processo.

O grupo também vai orientar os órgãos/entidades da Administração Municipal, quanto à utilização da ferramenta de automatização dos processos de trabalho, propor normas regulamentadoras da ferramenta de automatização e manter a documentação atualizada (manuais, desenhos, procedimentos e outros).

“A Equipe de Automação deverá manter informada a Superintendência de Planejamento Governamental/SEFIN sobre o andamento dos trabalhos realizados, para fins de divulgação no âmbito da Administração Municipal”, diz o artigo 8º do decreto. Todos os processos inseridos no Modelo de Gestão por Processos deverão utilizar a ferramenta de automatização adotada no âmbito da Administração Municipal. 

Automatização dos processos 

A tramitação de processos em meio físico será substituída exclusivamente pelo processo em meio digital na Administração Municipal. A automatização do processo de trabalho seguirá a metodologia Business Process Model and Notation (BPMN), em português: Notação de Modelagem de Processos de Negócio. A BPMN é uma notação própria da metodologia de gerenciamento de processos de trabalho composta por uma série de ícones padrões para o desenho de processos. 

Conforme o decreto, a automatização de processos de trabalho prevê o cumprimento de etapas internas e externas à ferramenta de automatização. As etapas externas compreendem a modelagem e desenho do processo e o redesenho do processo. As etapas internas compreendem a análise do processo de trabalho, reunião com o responsável pelo processo de trabalho, elaboração e validação do To-Run, criação, desenho e geração do processo de trabalho, teste do fluxo.

As Atividades do processo de trabalho automatizado, de acordo com o decreto, possuem prazos para sua execução.