Marcelo Carreira

Tornar-se “verde” é uma prioridade para muitas empresas hoje, não importa em que setor você esteja. Na manufatura, é uma questão especialmente relevante, pois questões de desperdício e eficiência fazem parte das operações diárias. Buscar estratégias proativas para reduzir o impacto ambiental não é apenas relevante do ponto de vista ambiental e social, é também um bom negócio.

A digitalização de documentos é uma escolha muitas vezes esquecida, mas poderosa, que pode garantir mudanças grandes e ‘verdes’. A automação elimina a carga administrativa e assume tarefas rotineiras. E integrar a sua gestão documental pode trazer benefícios adicionais.

Cada pequena ação conta

Apesar das ferramentas e tecnologias inovadoras que tornam a sustentabilidade viável, há muitas empresas que poderiam estar mais atentas à maneira como utilizam recursos. Cada pequena ação é um passo importante na direção certa. Vejamos quatro vantagens de um software de gerenciamento de documentos que, sozinho, pode fazer uma grande mudança em seus negócios:

1 – Elimina papel

Este é óbvio, mas você pode não perceber o quão significativa é a mudança. De fato, as impressões de documentação podem ocupar depósitos inteiros. Isso é muito papel e muito desperdício. Ao fazer a transição para uma boa solução digital, as empresas podem melhorar significativamente seu impacto ambiental no que diz respeito ao papel.

2 – Aumenta a eficiência

Permanecer “verde” também significa aumentar a eficiência interna. De acordo com o Gartner, processos baseados em papel e planilhas são cada vez mais vistos como insuficientes e fontes de risco, muitas vezes encarados como obsoletos mesmo por aqueles que as utilizam. Processos ineficientes se traduzem em horas de trabalho desperdiçadas que, por sua vez, se traduzem em gasto de energia e dinheiro. Trabalhar com software de gerenciamento de documentos simplifica as operações internas para limitar o desperdício e reduzir a pegada de carbono operacional de uma empresa.

3 – Simplifica as revisões e oferece suporte à colaboração

O que é um problema dobrado em desperdício de papel e eficiência? Revisões de documentos, bem como o processo colaborativo envolvido na geração dos documentos originais. Em empresas ainda menores, um documento pode passar por várias interações. Na velha escola, a maneira analógica de fazer as coisas pode gerar dezenas ou centenas de impressões em papel, agravando seriamente o desperdício. Ao digitalizar o processo, tanto a etapa colaborativa quanto quaisquer atualizações ou revisões subsequentes são mais rápidas, reduzindo o desperdício de mão de obra e, obviamente, de papel.

4 – Reduz as perdas de rendimento no chão de fábrica

O aumento da experiência por meio do gerenciamento eficaz de documentos não se limita à documentação. Quando o software de gerenciamento de documentos é implementado de forma eficaz e em conjunto com o software de gerenciamento de qualidade abrangente, pode resultar em reduções consideráveis ​​nas perdas de rendimento em toda a área de produção. Os aprimoramentos de QC/QM (Quality Control) que resultam desse tipo de automação abrangente significam menos falhas de equipamentos, menos inatividade, menos paradas planejadas e produção mais rápida com menos defeitos. Isso tudo significa menos desperdício e menos impacto no meio ambiente.

Há muitas maneiras pelas quais as empresas podem limitar sua pegada no meio ambiente, seja reduzindo o desperdício de papel, adotando embalagens verdes, reciclando materiais, automatizando processos ou utilizando energia renovável – todas as ações são importantes.

Marcelo Carreira é vice-presidente de vendas na América Latina de empresa de gestão de documentos e informações