5 dicas para elaborar um cronograma de projetos empresariais

O cronograma de projetos empresariais é uma ferramenta de gestão que pode melhorar o fluxo de trabalho das equipes e evitar problemas como gastos extras, atrasos nas entregas e má distribuição de recursos. Para colocá-lo em prática com eficiência, vale seguir algumas dicas e orientações, como definir com antecedência cada etapa do projeto, estabelecer prioridades, identificar recursos necessários e manter o cronograma atualizado.  

Com um funcionamento que lembra uma linha do tempo, o cronograma de projetos indica quando cada atividade deve ser iniciada e concluída. Nesse planejamento são descritas todas as tarefas que devem ser realizadas para que um projeto seja entregue com êxito dentro do prazo estabelecido. Alguns dos benefícios incluem o aumento de produtividade, a possibilidade de visualizar riscos e tomar medidas corretivas, a distribuição de recursos de maneira adequada e entregas com mais qualidade. 

Segundo os portais especializados em gestão, para escolher o calendário ideal, é importante levar em consideração aspectos como complexidade das tarefas envolvidas, número de integrantes dos times e tipos de atividades a serem desenvolvidas. A própria agenda do Google, por exemplo, pode ser uma alternativa, já que ela oferece a possibilidade de compartilhar tarefas e vincular algumas contas ao calendário.

Quando se trata de projetos maiores, contudo, a complexidade envolvida nas etapas a serem concluídas pode demandar uma plataforma diferente, como uma ferramenta de planner online. O ideal, portanto, é considerar quais são as necessidades de cada negócio e optar pela solução mais completa. 

Plano a longo prazo pode desafiar empresas

Segundo a 9ª Rodada da Pesquisa Datafolha encomendada pelo Sindicato da Micro e Pequena Indústria (Simpi) em relação ao Grau de Planejamento nas Micro e Pequenas Indústrias (MPIs), dentre essas empresas, apenas 17% adotam estratégias de longo prazo e dão prioridade à estabilidade e aos investimentos de longo alcance. 

Outros 45% das empresas disseram que apostam em estratégias de curto prazo, focando na manutenção da estabilidade financeira do cotidiano, principalmente as microindústrias, 47% desse grupo. O Datafolha ouviu 707 instituições em setembro de 2023, sendo 333 nas regiões metropolitanas do Brasil e 374 no interior.

O estudo indicou ainda que metade das pequenas companhias preferem estratégias de médio prazo. Esse percentual está acima da média geral entre as micro e pequenas indústrias (34%), que buscam investimentos para resultados dentro do prazo de seis meses.

De acordo com o presidente do Simpi, Joseph Couri, em entrevista à imprensa, a quantidade variada de estratégias representa uma adaptação necessária diante de um cenário econômico, muitas vezes, incerto. Ele pontua que o fato de o planejamento a curto prazo prevalecer evidencia a busca por uma sobrevivência imediata. Já o médio e longo prazo indicam um compromisso com o crescimento e a expansão a partir de uma visão mais ampla sobre o futuro. 

Nesse sentido, Couri ressalta a importância do apoio governamental no enfrentamento das incertezas econômicas e na promoção do crescimento contínuo e sustentável nas micro e pequenas indústrias. Isso porque, segundo ele, as MPIs passam por intempéries constantes e buscam estratégias diversas para se planejarem e se adaptarem a esse ambiente. Com isso, o apoio adequado pode ser crucial para fortalecer essas empresas também a longo prazo.

Orientações para criar um cronograma de projetos eficiente

Definir um cronograma de projetos pode ser um dos passos importantes para começar ou dar continuidade ao planejamento e às estratégias de longo prazo. A ferramenta proporciona uma visão clara das atividades e dos marcos do projeto, o que permite ao gestor e demais membros da equipe acompanharem seu progresso, identificarem possíveis desafios e tomarem medidas corretivas.

1. Defina as tarefas do projeto com antecedência

Uma das principais dicas para elaborar um cronograma de projetos empresariais é identificar todas as tarefas a serem realizadas. Isso significa estabelecer o escopo do projeto que será trabalhado e delimitar as atividades a serem colocadas em prática. 

Nesse primeiro momento, não é preciso se ater a detalhes ou a uma ordem específica, o escopo deve ser delimitado e anotado junto a tudo o que será necessário para alcançar os resultados e cumprir o prazo ideal para a entrega.

2. Faça uma EAP

Os portais especializados são unânimes em orientar os gestores a fazer uma estrutura analítica do projeto (EAP). Trata-se de uma ferramenta que divide o projeto em entregas menores para que eles sejam mais gerenciáveis. Essa organização permite que todas as tarefas sejam visualizadas de uma vez e que a hierarquia entre elas fique clara.

Para fazer uma EAP, é preciso criar uma lista de atividades que precisam ser executadas para cada entrega. A estrutura funciona com um desdobramento do escopo e é relevante para elencar as execuções e entregas de uma maneira mais fácil de gerenciar.

3. Estabeleça as atividades prioritárias

Com todas as atividades listadas, a dica é começar a estabelecer prioridades de execução entre elas. Para isso, é necessário avaliar quais são as tarefas que dependem da conclusão das anteriores para serem iniciadas, além de considerar as atividades mais importantes.

Esse cuidado com o sequenciamento de etapas ajuda a equipe a entregar o projeto dentro do prazo do cronograma e sem confusões. O intuito é evitar perda de tempo e retrabalhos, evitando erros a partir da observação e do cumprimento do cronograma.

4. Estipule um prazo para cumprir as etapas

Outra recomendação essencial para o cronograma de projetos funcionar é estipular um tempo de duração para cada tarefa listada. Ainda que estejam organizadas e em ordem de prioridade, é importante estimar uma duração para que o cronograma fique completo. Essa programação pode, inclusive, impactar nos custos do projeto.

Vale lembrar que o prazo é o período necessário para concluir uma atividade, sejam horas, dias, semanas ou meses. É importante ainda levar em consideração feriados, férias e ausências, bem como os níveis de produtividade do time.

Uma dica para que essa estimativa seja feita com eficiência é analisar informações e dados históricos de projetos anteriores que tenham características semelhantes e conversar com os colaboradores que estão envolvidos nas tarefas.

5. Mantenha o cronograma sempre atualizado

Mesmo depois de o projeto ter começado, é preciso monitorar de perto se o cronograma está funcionando, já que as estimativas sempre podem estar sujeitas a alterações. Por isso, é necessário manter a agenda sempre atualizada.

Assim, toda e qualquer informação pode ser relevante na garantia da precisão do  cronograma e auxiliar a equipe a se localizar em suas tarefas. O cronograma é a principal ferramenta para visualizar o andamento e o status do projeto como um todo, além de ajudar que uma entrega de qualidade seja feita.

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