O Procon Goiás elaborou algumas orientações na hora de fazer aquela reorganização da papelada no início do ano. Alguns comprovantes de pagamento e outros documentos podem ser descartados sem gerar problemas depois, mas outros não. Na lista a seguir é possível conferir o prazo máximo que alguns documentos devem ser mantidos para fins de
comprovação de quitação de contas, como aluguel, mensalidade escolar,
consórcios, cartão de crédito, entre outras despesas.

Quitação anual

De acordo com a Lei Federal Nº 12.007, de
29 de julho de 2009, todo prestador de serviços, públicos ou privados, é
obrigado a emitir e a encaminhar a Declaração de Quitação Anual de Débitos até
o mês de maio para os consumidores. O documento serve como atestado
comprobatório de pagamento e possibilita a substituição do arquivamento de
faturas mensais por um único documento, o de quitação.

O consumidor deverá receber esta declaração junto com a
fatura a vencer no mês de maio, podendo ser emitida em espaço na própria fatura
ou em um documento separado. No documento, deve conter a informação de que ele
substitui os demais comprovantes.

A declaração compreenderá os meses de janeiro a dezembro de
cada ano e têm direito a ela aqueles que quitarem todos os débitos relativos ao
ano em referência. Entretanto, se houver algum débito pendente, passível de
contestação judicial, o documento informará apenas os meses sem pendência.

É importante ressaltar que o tempo de conservação da
declaração anual e também de demais documentos varia conforme a situação. 

Caso o consumidor não receba a Declaração de Quitação Anual de Débitos, deverá entrar em contato com a empresa prestadora do serviço. Se não houver resposta, poderá procurar os canais de atendimento do Procon Goiás através do Disque-denúncia 151 (telefone) na capital ou (62) 3201-7124 para as cidades do interior. Ainda é possível o acessar o Procon Web no site do órgão. O consumidor também tem a opção de comparecer pessoalmente na sede do Procon Goiás, ou nas unidades de atendimento Vapt Vupt. 

Guarda do comprovante por três anos

• Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e
as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de
entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.
Contratos entre particulares são de natureza jurídica diferente e não
constituem relação de consumo.

• Comprovantes de pagamento de hospedagem e de restaurantes.

Guarda do comprovante por cinco anos

• Tributos (IPTU, IPVA, IR e outros):

Água, energia elétrica, gás, telefonia e demais contas de
serviços essenciais;

• Mensalidades escolares, universidades e cursos livres: o
contrato e termos de quitação.

• Condomínio: declarações de quitação do pagamento do
condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver
no imóvel. Após a saída, conservá-los por cinco anos.

• Recibo de pagamento a profissionais liberais.

Guarda permanente

• Consórcios: declarações devem ser guardadas até o
encerramento das operações financeiras do grupo.

• Seguros: proposta, apólice e as declarações de pagamento
devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.

• Convênio médico: proposta e contrato devem ser guardados por
todo o período em que estiver como conveniado. Os recibos dos 12 meses
anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de
contratação.

• Aluguel: o locatário deve guardar o contrato e as declarações
até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves,
por três anos, desde que não haja qualquer pendência. Contratos entre
particulares são de natureza jurídica diferente e não constituem relação de
consumo.

Durante a vigência de garantia

Certificados de garantia e notas fiscais de compra de
produtos e serviços duráveis devem ser guardados pelo prazo da vida útil do
produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o
término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios
ocultos. Contudo é aconselhável manter a nota fiscal enquanto estiver de posse
do produto, pois em caso de roubo, normalmente é solicitado o documento para a
recuperação do produto.

• Compra de imóvel (terreno, casa, apartamento): a proposta, o
contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo
comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura (somente para
casos onde haja uma efetiva relação de consumo – contratos entre particulares
são de natureza jurídica diferente).

• Financiamento imobiliário: os comprovantes devem ser
guardados pelo período do contrato.

• Contratos: contratos em geral precisam ser conservados até
que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento,
até que todas as parcelas estejam quitadas.

É importante ressaltar que todos estes prazos são relativos a
consumo. Outras situações e/ou entidades têm regras próprias (Detran,
Prefeitura, Cartórios, Fóruns, Juizados Especiais Cíveis, etc.).

• Nota Fiscal: a legislação prevê a
obrigatoriedade da emissão no momento da compra do produto ou da prestação do
serviço. Portanto, não há legislação vigente sobre a obrigatoriedade do
fornecimento de segunda via deste documento. O Procon Goiás considera que o
fornecimento da segunda via significa cumprir com o princípio da boa fé nas
relações de consumo.

Armazenamento

Antes de descartar documentos e papéis, vale digitalizar e
armazenar boletos de cobrança e seu respectivo comprovante de pagamento, usando
câmera fotográfica ou escâner.

Foto: Reprodução/Veja/Fernando Morais